メールを送るときに気を付けてほしいこと

　こんにちは。採用担当の奥田です。
　新型コロナウイルスの影響で、「企業の方がテレワークを行っていると電話をかけても繋がらないため、メールでやりとりする」なんて方もいらっしゃるのではないでしょうか。
電話と違って、相手も都合の良いときに返信できるというのが、メールのいいところですよね！！

　就活を始めるまで、企業の方や社会人とメールでやりとりする機会は少ないかと思います。私も就活生のときは、ネットで「就活生　メール　書き方」で検索して、メールを作成し、内容に間違いないか等何度もチェックし、送るまでに結構時間かかっていました！（笑）

　メールの書き方はネットで検索するとたくさん出てくるのでここでは紹介しません。（笑）しかし、検索して出てくる書き方の中で面倒臭がらずに守ってほしいことを3つご紹介します！！

それは、、、
①件名に要件と大学名・氏名をかくこと

②本文の最初に自分がだれか名乗ること

③最後に署名を入れること

　なぜ3回も大学名と名前を伝えなきゃいけないのか。と思う方もいらっしゃるかと思いますが、実はそれぞれ役割が違うのです。
　まず、①はたくさんメールが届く中で、件名を見て急ぎの案件かどうか、返信が必要なメールかどうか、などを判断します。また、セールスメールや迷惑メールが届くこともあるので、それと見分けがつかないと読むまでに時間がかかるかもしれません。

　②については、だれからメールが届いたのか知った上で読むのと、わからない状態で読むのでは、内容の理解度が変わってきます。たとえば、最初に名前がないと「先日は．．．」と書いていても、「いつのことだろう？？」となりますが、名前を見て、選考を受けてくれた方だとわかっていると、「あの日に来社してくれた方だ！！」とすぐわかるので、内容も理解しやすくなるのです。

　③については、①と②を守れば必要のないように感じますが、実は結構大切です。
例えば、質問に対してメールでは答えづらいとき、電話をかけてお答えします。署名に電話番号書いてあるとすぐに掛けられるのですが、署名がないと、提出してもらった履歴書を取り出してきたり、そもそも電話番号がわからなかったり、正しい情報をすぐにお伝えすることが難しくなってしまいます。

　そして、たまにですが、内容に気をかけすぎたのか、自分の名前を書き忘れる方がいらっしゃいます。メールで「どちらさまでしょうか。」とは聞きづらいため、返信に悩みます．．．
　また、誰からかわからないメールに添付されている資料は情報セキュリティ対策の為、絶対に開きませんので、ＥＳや課題等を提出するときは特に要注意です！！

　上記のように3回書くようにしておけば、万が一どれかを書き忘れても、誰からのメールなのか伝わるため、安心ですよね☆

　社会人になるとメールを送付する機会がたくさんあります。就活で覚えたメールの書き方の基本が役に立つこと間違いなし！！ぜひ、これを機に正しいメールの書き方を勉強してみてください☆また、就活中だけでなく、内定者としてメールを送る際も同様に気を付けて下さいね(^^)/